Rosnące oczekiwania pracowników, presja na efektywność oraz rozwój technologii sprawiają, że coraz więcej organizacji wdraża rozwiązania automatyzujące procesy w całym cyklu życia pracownika.
Problem w tym, że wiele firm podchodzi do tego jednostronnie – najczęściej przez pryzmat narzędzi albo przez pryzmat tego, „co dobrze się sprzeda” w organizacji wśród decydentów lub co będzie po prostu dobrze brzmiało wśród pracowników. A to prosta droga do błędów, frustracji i… przepalonych budżetów.
Spójrzmy na automatyzację przez pryzmat czterech perspektyw: pracownika, HR, biznesu oraz IT.
Czym jest cykl życia pracownika?
Do cyklu życia pracownika zalicza się wszystkie etapy jego obecności w organizacji:
- Rekrutacja
- Pre-onboarding
- Onboarding
- Cykl właściwy (obsługa bieżących spraw pracownika, rozwój w czasie, performance, formalny feedback itp.)
- Offboarding
Na każdy z elementów cyklu składają się procesy, których części bywają dużym wyzwaniem pod kątem pracochłonności – zarówno po stronie kandydatów i pracowników, jak i managerów oraz HR. Nie jest tajemnicą, że część z nich chętnie delegowalibyśmy na technologie i zdjęli je sobie z głowy. Jak jednak zrobić to mądrze, by wybrać właściwe rozwiązania i nie zmarnować budżetu?
Wybór priorytetów – co automatyzować, a co zostawić w spokoju?
Jednym z najtrudniejszych momentów nie jest wcale wybór narzędzia, ale wybór priorytetów. Istnieją procesy, których najchętniej – jako pracownicy, managerowie czy HR – pozbylibyśmy się w 5 minut. Należą do nich np. decyzje urlopowe, rozliczenia delegacji czy faktur, ale też bardziej złożone, jak pełne procesy rekrutacyjne i onboardingowe.
Od czego zacząć?
- Przeprowadź audyt procesów w swojej organizacji – rozrysuj i nazwij procesy w każdym z elementów cyklu życia pracownika
- Zidentyfikuj procesy powtarzalne i czasochłonne
- Zidentyfikuj procesy podatne na błędy ludzkie
- Zidentyfikuj procesy wymagające koordynacji wielu osób
- Zidentyfikuj procesy, których nikt nie lubi albo traktuje „po macoszemu”
- Zidentyfikuj procesy wymagające empatii i tzw. „ludzkiego wkładu układu limbicznego”
- Zdiagnozuj procesy niestabilne i niedojrzałe – takie, które są nowe, nie zostały jeszcze dobrze sprawdzone lub trudno uznać je za w pełni ustandaryzowane
Procesy z punktów 1–3 to naturalni kandydaci do automatyzacji. Przed Tobą jednak najtrudniejsze zadanie: odpowiedź na pytanie, ile kosztują dziś Twoją organizację obecne procesy, a ile mogłyby kosztować, gdyby zostały zautomatyzowane.
Co jest ważne z perspektywy biznesu?
Odpowiedź na pytanie „ile” jest jedną z kluczowych w perspektywie biznesu. Pod hasłem „biznes” mamy tu na myśli wszystkie jednostki, których automatyzacja dotknie jako interesariuszy.
W tej perspektywie automatyzacja ma przede wszystkim wspierać realizację celów organizacji. Dla każdego potencjalnego usprawnienia oszacuj – przekładając na konkretne liczby i wskaźniki finansowe – o ile dana automatyzacja:
- zwiększy efektywność,
- obniży koszty,
- ograniczy ryzyko błędów.
Co jest ważne z perspektywy pracownika?
To zazwyczaj kluczowy, końcowy odbiorca automatyzacji. To jego doświadczenie decyduje o tym, czy wdrożone rozwiązania będą postrzegane jako wartość, czy jako kolejna korporacyjna „praca domowa” – tyle że w wersji digital.
Pracownik nie chce „obsługiwać procesów” – chce załatwić sprawę. Projektując automatyzację, zastanów się więc, jakie przynosi mu wymierne korzyści. Co powinien zobaczyć, by uznać, że rozwiązanie oszczędza jego czas, jest intuicyjne i realnie ułatwia codzienność?
Pamiętaj o candidate i employee experience oraz o tym, że ludzki wymiar musi pozostać… ludzki. Choć czasem kusiłoby, by „rozmowy roczne” czy „feedback po rekrutacji” oddać jakiemuś… botowi.
Co jest ważne z perspektywy IT?
Dla IT automatyzacja to zazwyczaj „kolejny projekt” – ale nie tylko do odhaczenia. To często element większego ekosystemu technologicznego organizacji.
Największą wartością nie są pojedyncze narzędzia, ale ich wpływ na inne systemy, z którymi muszą współpracować.
Przykład? Jeśli chcesz zautomatyzować rozliczenia delegacji, sprawdź, jak rozwiązanie będzie integrować się z systemem księgowym lub flotowym używanym w organizacji.
Drugim kluczowym aspektem jest bezpieczeństwo. Dane pracowników należą do najbardziej wrażliwych. Automatyzacja nie może zwiększać ryzyka związanego z dostępem do danych, ich zawartością czy audytowalnością działań – powinna je ograniczać.
Do tego dochodzą wymagania dotyczące niezawodności, stabilności, kosztów utrzymania, rozwoju oraz skalowalności. To często oznacza długą i wymagającą drogę przekonywania do wdrożenia – choć niekoniecznie nieopłacalną 😊
Warto pamiętać, że automatyzacja nie kończy się na wdrożeniu – dla IT to często dopiero początek nowych wyzwań.
Co jest ważne z perspektywy HR?
Najczęściej inicjatorem automatyzacji w cyklu życia pracownika jest HR. To tutaj kumuluje się największa pracochłonność procesów i najlepiej widać codzienne wyzwania pracowników oraz managerów.
Zanim jednak HR „odpali” jakąkolwiek inicjatywę, powinien dobrze zrozumieć trzy pozostałe perspektywy: pracownika, biznesu i IT. Dopiero wtedy można wychodzić z propozycjami usprawnień – odpowiadającymi na realne potrzeby.
Z doświadczenia wynika, że najczęstsze błędy to zbyt duże skupienie na narzędziu zamiast na rozwiązaniu problemu. Często wybierane są rozwiązania „bo mają dużo funkcji”, „bo dobrze wyglądają” albo „bo dobrze brzmią komunikacyjnie”. W efekcie umykają konkretne cele, które mają zostać osiągnięte.
Zdarza się też, że automatyzacje wdrażane bez jasno określonego celu w teorii skracają czas pracy HR, a w praktyce generują dodatkowe obciążenie – np. przez obsługę wyjątków czy pełnienie roli „żywego help desku”.
Na czym więc powinien skupić się HR?
- zrozumienie perspektyw: pracownika, biznesu i IT,
- określenie priorytetów, celów i wskaźników,
- projektowanie candidate i employee experience,
- znalezienie balansu między automatyzacją a „ludzką twarzą” procesu,
- określenie danych i wskaźników, które automatyzacja pozwoli monitorować,
- ciągłe doskonalenie – automatyzacje również mają swoją „datę przydatności”. Warto na bieżąco śledzić, jakie możliwości daje technologia dziś – i jakie może dawać jutro.
Podsumowanie
Podsumowując — automatyzacja w cyklu życia pracownika ma sens tylko wtedy, gdy łączy potrzeby pracownika, HR, biznesu i IT w spójną całość. Dopiero w takiej formie realnie przekłada się na poprawę Candidate / Employee Experience. Jej wdrożenie powinno być jednocześnie odczuwalnym odciążeniem dla zespołu HR i dawać przestrzeń do skupienia się na budowaniu jego strategicznej roli w organizacji.
I najważniejsze: gdy już wybierzesz obszary, których usprawnienie i automatyzacja przyniosą Ci największe korzyści, zadbaj o to, aby podczas projektowania nowego, technologicznie lepszego procesu wyeliminować jak najwięcej zbędnych kroków, wyjątków i etapów akceptacji. Dopiero to, co pozostanie, warto przekazać do automatyzacji. Unikaj dodawania niepotrzebnej złożoności, która zwiększy koszty wdrożenia oraz utrzymania rozwiązania w przyszłości.
Jeśli chcesz pogłębić ten temat w praktyce, warto zajrzeć do oferty szkoleń Sages. Program HR w praktyce - dane i wskaźniki w codziennej pracy HR pomaga przełożyć dane HR na konkretne decyzje biznesowe i wdrożenia, a AI w HR - automatyzacja procesów pokazuje, jak realnie identyfikować i automatyzować procesy z wykorzystaniem AI. Oba szkolenia mają warsztatowy charakter i skupiają się na praktycznym zastosowaniu narzędzi, które można wdrożyć w codziennej pracy HR. Warto również zapoznać się z całą kategorią Zarządzanie i kompetencje miękkie, gdzie znajdują się szkolenia rozwijające umiejętności managerskie, komunikacyjne i organizacyjne, wspierające codzienną pracę liderów oraz zespołów HR.
Autorzy
Dominika Krysińska - Konsultantka ds. HR, Trenerka biznesu, Ex-HR Manager Łukasz Dąbrowski - Konsultant ds. nowych technologii
